Fehlerquelle Rechnung: Acht Gründe, warum Sie länger auf Ihr Geld warten als nötig.

Der Empfänger oder die Empfängerin der Rechnung muss klar bezeichnet werden – das regelt § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). So weit, so logisch. Oft wird dabei aber übersehen, dass zur Bezeichnung nicht nur Firmenname und Adresse gehören, sondern auch die Rechtsform. Wer eine Rechnung nur an „Müller Maschinenbau“ statt an „Müller Maschinenbau GmbH“ stellt, erhält sie schnell zurück. Und: Die Firmierung muss stimmen.

Kaum ein Unternehmen vergisst, überhaupt eine Leistung anzugeben. Aber häufig sind die Angaben zu ungenau. „Warenlieferung“ etwa reicht als Leistungsbezeichnung nicht aus. Auch die Angabe „Technische Beratung und Kontrolle“ genügte dem Bundesfinanzgericht nicht, Sammelbegriffe wie „Blumenlieferung“ hingegen schon. Im Zweifel gilt: besser zu präzise als zu vage.

Empfängerunternehmen und Leistung sind klar benannt? Das reicht dem Finanzamt noch lange nicht. Damit Rechnungen nicht zweimal ausgestellt werden, verlangt es, dass sie fortlaufend nummeriert werden. Allerdings dürfen Sie dieselbe Nummer erneut verwenden, wenn Sie Ihre Belege in Bereiche unterteilen – beispielsweise nach Produkttypen oder Regionen. Ein Schreiben mit der Bezeichnung „1_2019_Holzlieferung“ ist also ebenso eine ordnungsgemäße Rechnung wie „1_2019_Nordwest“. Ausnahme: Beträge bis zu maximal 250 Euro brauchen keine fortlaufende Rechnungsnummer.

Bei der Umsatzsteuer gibt es gleich zwei Fehlerquellen. Rechnungsstellende können nicht nur übersehen, die Umsatzsteuer überhaupt anzugeben, sondern auch einen falschen Satz angeben. Denn für einige Warengruppen wie Lebensmittel und manche Dienstleistungen wie journalistische Schreibtätigkeiten gilt statt der üblichen 19 Prozent Umsatzsteuer der geminderte Satz von 7 Prozent. Geben Sie fälschlich einen zu hohen Satz an, ist das die Umsatzsteuer, die Sie dem Finanzamt schulden.
Übrigens: Stellen Sie Rechnungen an Unternehmen aus, die im EU-Ausland sitzen, liegt die Steuerschuld bei Leistungsempfängern und Leistungsempfängerinnen – aber nur dann, wenn Sie das auf der Rechnung angeben. Ausnahme: Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, deren Umsätze jährlich 17.500 Euro nicht überschreiten. Sie müssen gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen. Aber: Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen müssen in der Rechnung auf das Entfallen der Umsatzsteuerpflicht hinweisen.

Gutschriften oder Skonti gewährt? Wenn Sie dem Vertragspartner oder der Vertragspartnerin etwas gutschreiben, wird dafür eine eigene Rechnung fällig. Gewähren Sie Rabatt oder Skonto, muss das in der Rechnung enthalten und klar zu erkennen sein.

Egal, ob Freiberufler oder Kleinunternehmer, mittelständische oder große Unternehmen: Niemand muss mehr eine Rechnung auf Papier ausstellen. Das regeln die GoBD, kurz für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Darin stehen vier Voraussetzungen für elektronische Rechnungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Häufigste Fehlerquelle ist die Unveränderbarkeit – Rechnungen im Word- oder Excel-Format etwa gelten als fehlerhaft. Generell akzeptiert sind PDFs. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte das sicherere PDF/A-Format verwenden.

Auch die Rechnungskorrektur selbst birgt Fehlerquellen. Ist eine falsche Rechnung noch nicht verbucht, können Sie sie einfach erneut verschicken. Ist sie bereits verbucht, müssen Sie sie hingegen schriftlich stornieren. Darin müssen Sie sämtliche Angaben des ursprünglichen Schreibens erneut aufführen. Anschließend stellen Sie eine neue, korrekte Rechnung aus – mit einer neuen fortlaufenden Rechnungsnummer.

Ein weiterer Fallstrick lauert – buchstäblich – ganz am Ende des Rechnungsprozesses: die Aufbewahrungsfrist. Kommt das Finanzamt zur Betriebsprüfung, müssen alle Rechnungen der vergangenen zehn Jahre vorliegen, sonst schätzt das Finanzamt die Steuern. Was viele nicht wissen: Dieser Zeitraum berechnet sich nach dem Ende des Rechnungsjahres. Eine Rechnung vom 1. Januar 2012 müssen Sie also nicht nur bis zum 1. Januar 2022 aufbewahren, sondern bis zum 31. Dezember 2022.