Client Onboarding bei EOS: So werden neue Kund*innen ans System angebunden.

Bevor die Arbeit aufgenommen werden kann und die erste Forderung ihren Weg in das EOS System findet, muss eine sichere Schnittstelle für die Übertragung gebildet werden. Neue Kund*innen erwartet bei EOS ein klar strukturierter und transparenter Client-Onboarding-Prozess. Dieser bindet sie unkompliziert an die EOS Prozesse und Systeme an.

Inkasso
  • Ein gut organisierter Onboarding-Prozess erleichtert neuen EOS Kund*innen die ersten Schritte im Inkasso.
  • Der Fokus richtet sich auf die Schnittstelle, über die Dateien sicher und schnell transferiert werden können.
  • EOS legt im Onboarding-Prozess großen Wert auf die Wünsche und Individualitäten der einzelnen Kund*innen.

Die Konditionen sind verhandelt, die Tinte auf dem Vertrag getrocknet. Dann kann es ja losgehen. Der Start der Zusammenarbeit fühlt sich für Kund*innen nicht selten wie ein erster Arbeitstag in einem neuen Unternehmen an: Man hat zwar eine grobe Vorstellung, was auf einen zukommt – genau weiß man es aber doch nicht. Ähnlich wie bei neuen Mitarbeiter*innen lässt ein gut strukturierter Onboarding-Prozess keine Fragen offen und ermöglicht einen schnellen Start in eine produktive Zusammenarbeit.

Schritt für Schritt durch den Onboarding-Prozess.

Die größte Herausforderung beim Onboarding im Inkasso ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Daten auf sicherem Wege von den Kund*innen beim Inkassodienstleister landen. Hierfür sind bei EOS die Teams Client Onboarding & Projects, Client Data Integration und Client Data Exchange verantwortlich, die dem Bereich Client Services angehören. Sie führen im persönlichen Kontakt Neukund*innen Schritt für Schritt durch den Onboarding-Prozess:

1. Unterzeichnung des Vertrags.

Sie haben bereits die wichtigsten Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit mit unserem Sales-Team geregelt und vertraglich festgehalten? Ist der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet, nehmen die Teams Client Onboarding & Projects, Client Data Integration und Client Data Exchange ihre Arbeit auf und kommen auf Sie zu, um die ersten Schritte der Zusammenarbeit einzuleiten. 

2. Die richtige Formatierung der Daten.

Für eine lücken- und reibungslose Verarbeitung Ihrer Forderungsfälle werden im ersten Schritt der Umfang und das Format festgelegt, in denen Sie die Daten künftig anliefern. Als Orientierungshilfe erhalten Sie von uns eine Musterdatei zugeschickt. Diese beantwortet primär zwei Fragen:

Welche Daten werden benötigt?
Die Musterdatei zeigt auf, welche Daten wir von Ihnen brauchen, um später bestmögliche Ergebnisse erzielen zu können. Im Allgemeinen sind das die persönlichen Daten der säumigen Zahler*innen wie Personen-, Adress- und Kommunikationsdaten. Hinzu kommen verschiedene Forderungsdaten wie die Forderungshöhe und Fälligkeiten. In Sonderfällen benötigen wir noch weitere Daten, wie zum Beispiel Titeldaten bei titulierten Forderungen oder branchenspezifische Angaben. 

In welchem Format werden sie benötigt?
Damit wir die Daten nahtlos in unser System integrieren können, müssen sie vorher auf bestimmte Weise aufbereitet werden. Die Musterdatei bietet eine Vorlage, welche Anordnung wir benötigen. Je transparenter und übersichtlicher die Daten in der Übergabedatei angeordnet sind, desto besser können wir damit arbeiten. Im Einzelfall kann es hilfreich sein, wenn Sie uns eine Datensatzbeschreibung bereitstellen, aus der klar wird, wo in der Übergabedatei wir welche Daten finden. Prinzipiell arbeiten wir mit allen Dateiformaten. Die gängigsten sind Excel-Tabellen und CSV-, XML- oder TXT-Dateien. 

Flexibilität bei der Datenübergabe.

3. Die Wahl einer sicheren Schnittstelle.

Im nächsten Schritt legen wir gemeinsam fest, auf welchem Wege Ihre Übergabedateien in unserem System landen. Bei Inkassofällen handelt es sich um besonders sensible Daten. Aus dem Grund legen wir bei der Wahl unserer Schnittstellen größten Wert auf eine geschützte und datenschutzkonforme Übertragung. Die sichersten und einfachsten Übertragungswege sind das Webportal und die SFTP-Schnittstelle:

Webportal
Unser Webportal ist durch das HTTPS-Protokoll (Hypertext Transfer Protocol Secure) verschlüsselt und über jeden gängigen Browser zu erreichen. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich im Webportal anmelden und im vereinbarten Turnus Ihre Übergabedateien hochladen. 

SFTP-Schnittstelle
Bei der Übertragung über das SFTP-Protokoll (Secure File Transfer Protocol) wird eine direkte IP-Schnittstelle zwischen Ihnen und EOS hergestellt. Sie legen Ihre Übergabedateien ganz einfach auf dem Server ab, woraufhin wir eine Benachrichtigung bekommen. Im Vorfeld erarbeiten wir mit Ihnen einen SFTP-Antrag, in dem festgelegt wird, was wann und wie oft übertragen wird. Das Team Client Data Integration kümmert sich um die Einrichtung des Servers und begleitet Sie durch den gesamten Prozess.

4. Testdurchlauf und Freigabe der Schnittstelle.

Im letzten Schritt simulieren wir die Datenübertragung in einer Testumgebung. Es wird geprüft, ob alle Daten fehlerfrei an der richtigen Stelle landen. Ist dies der Fall, ist die Schnittstelle freigegeben und die Arbeit kann aufgenommen werden. Zur Qualitätssicherung überwachen wir weiterhin die ersten Datenübergaben, um etwaige Übertragungsfehler früh zu erkennen und zu beheben. 

Die EOS Client Journey: Transparent, flexibel und individuell.

Um den Onboarding-Prozess transparent zu halten, durchläuft jede*r Kund*in eine abgestimmte Client Journey. Nachdem alle Anforderungen aufgenommen und Fragen geklärt wurden, dauert es etwa 14 Tage, bis die Schnittstelle für Sie aufgesetzt ist und die ersten Fälle übertragen werden können. Der Prozess lässt sich flexibel auf Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche anpassen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass jede*r Kund*in ganz individuelle Anforderungen an das Onboarding hat, sei es aufgrund weniger oder gar keiner Vorerfahrung im Inkasso oder branchenspezifischer Komplexität. Unsere Onboarding-Expert*innen begleiten Sie durch den Prozess von der Vertragsunterschrift bis zur ersten Forderungsübermittlung.

Sie sind noch auf der Suche nach einem kompetenten Inkasso-Partner? Melden Sie sich gerne bei uns!

Photo credits: Getty Images

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